Privacy statement AA Rental

AA Rental hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacy statement beschrijft AA Rental hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan. Voor vragen en/of opmerkingen met betrekking tot dit onderwerp kunt u contact opnemen met onze Privacy verantwoordelijke:

AA Rental
Martijn Spoelstra
Laan der Verenigde Naties 75
3316 AK Dordrecht
Telefoonnummer: 078 - 6338319
Email: privacy@aarental.nl
Kvk nummer: 23025125

Persoonsgegevens die wij verwerken
AA Rental verwerkt persoonsgegevens over u doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u, of uw werkgever deze gegevens aan ons heeft verstrekt. AA Rental respecteert uw privacy en beschermt de persoonsgegevens die u met ons deelt. AA Rental verwerkt (een deel van) de onderstaande persoonsgegevens van u:

• Naam
• Adres, postcode en woonplaats
• Contactgegevens (telefoon, email)
• Kenteken voertuig
• Bekeuringen, tanktransacties en schadegevallen
• Huur- en betalingservaringen bij andere aan de Bovag gelieerde huurmaatschappijen
• Externe betalingservaringen
• Andere relevante (ongestructureerde) gegevens als aangeleverd door u zoals de e-mails die u aan ons stuurt.

Van een bestuurder van een rechtspersoon kunnen wij daarnaast de volgende zaken verwerken:

• Werkgever en functie
• Betrokkenheid bij faillissementen, surseances of schuldsanering

Waarom wij persoonsgegevens verwerken
AA Rental verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het opbouwen en onderhouden van de klantrelatie voor commerciële doeleinden en onze specifieke dienstverlening met betrekking tot de huurovereenkomst.
• Het verzorgen van een offerte, het opstellen van een huurovereenkomst inclusief een financiële toetsing.
• Controle van eerdere huurervaringen bij andere huurmaatschappijen door middel van ELENA. De bij BOVAG aangesloten verhuurbedrijven maken gebruik van een landelijk waarschuwingssysteem ('ELENA'), waarmee ze elkaar informeren over klanten die zich eerder niet aan een huurcontract hebben gehouden.
• Het afhandelen van de reservering en aflevering van de auto (inclusief facturering), het verwerken in financiële administraties en logistieke afhandeling.
• Het in bepaalde gevallen onderhouden van communicatie met de servicepartners om contact met gebruikers op te nemen in het kader van voertuiggebreken of –storingen of om serviceafspraken te plannen inclusief het mogelijk maken van mobiliteitsservices, te weten:
  • Reparatie, onderhoud en bandvervangingen
  • Zomer- en winterbandenwissels
  • Inzet van vervangend vervoer
  • Afhandeling van schade, ruitherstel en afwikkeling met de verzekering
  • Hulpverlening
• Het bieden van service rondom het afnemen van diensten in het kader van de huurovereenkomst, het faciliteren van garantieverplichtingen en productherroepingen van dealer of importeur, het herinneren aan het uitvoeren van APK of bandenwissel.
• Het afhandelen van klachten en verzoeken.
• Het verzorgen van een brandstofpas en het verwerken en factureren van de tanktransacties.
• Het verwerken en facturerenvan bekeuringen.
• Het analyseren van de verkregen informatie (zoals tanktransacties, kilometerregistratie, schades en bekeuringen) ten behoeve van rapportages aan gebruiker en werkgever.
• De afhandeling van de verkoop van een ex-huur auto aan het einde van de huurperiode aan de gebruiker.
• Het bieden van service rondom logistiek van de huurauto.
• Het uitvoeren van eigen marktonderzoek om onze bedrijfsvoering, merken, diensten en producten te verbeteren.
• Het versturen van commerciële berichten en het voeren van direct marketingcampagnes.
• Het verbeteren van de inhoud van onze communicatie door deze op uw persoonlijke voorkeur af te stemmen.
• Het (verder) ontwikkelen en verbeteren van nieuwe en bestaande producten en diensten.
• Het meten van klanttevredenheid, het bieden van managementinformatie en het bepalen van de algehele bedrijfsstrategie.
• Het bieden van diensten op het internet.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, beslechting van geschillen en handhaving van onze overeenkomsten.

Wij verwerken deze gegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Om te voldoen aan verplichtingen vanuit wet- en regelgeving.
• Ten behoeve vande uitvoering van de huurovereenkomst.
• Om onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde te behartigen.
• Om uw keuze vast te leggen met betrekking tot het ontvangen van marketing gerelateerde informatie.

Hoe lang wij gegevens bewaren
AA Rental zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld of voor naleving van wettelijke verplichtingen. Wij hebben een bewaartermijnenbeleid waarin wij bepalen hoe lang gegevens bewaard mogen worden.

• Het versturen van nieuwsbrieven
  Uw e-mailadres en voornaam worden opgeslagen in Mailchimp. De opslag van uw gegevens is voor onbepaalde tijd. U kunt u namelijk te allen tijde uitschrijven via de link onderaan de nieuwsbrieven of door een mail te sturen naar info@aarental.nl.
• Contact opnemen
  Op het moment dat u contact met ons opneemt via mail, dan worden die gegevens die u meestuurt, zoals bijvoorbeeld uw naam, bedrijfsnaam en e-mailadres, opgeslagen op de mailserver. Die mails worden tot maximaal twee jaar bewaard.
• Bezoek website
  Wanneer u onze website bezoekt, worden het IP-adres en de door u bezochte pagina's vastgelegd. De gegevens die Analytics op de website verzameld zijn anoniem, dus niet verbonden aan uw naam, bedrijf of e-mailadres. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen Google Analytics.
• Huur activiteiten
  De persoonsgegevens die AA Rental verzamelt en verwerkt ten behoeve van de uitvoering van de leaseactiviteiten, bewaart AA Rental conform onderstaand bewaarschema. Daarna zal AA Rental uw persoonsgegevens binnen 14 dagen verwijderen, tenzij AA Rental op grond van wetgeving verplicht is uw persoonsgegevens langer te bewaren.

• Naam - 5  jaar na einde huurovereenkomst
• Adres, postcode en woonplaats - 5  jaar na einde huurovereenkomst
• Contactgegevens (telefoon, email) - 5  jaar na einde huurovereenkomst
  • Geboortedatum - 5  jaar na einde huurovereenkomst
• Kenteken voertuig - onbeperkt
• Bekeuringen, tanktransacties en schadegevallen - 5 jaar na einde huurovereenkomst
• Externe betalingservaringen - 5 jaar na einde huurovereenkomst
• Huur- en betalingservaringen - 5 jaar na einde huurovereenkomst

Van een bestuurder van een rechtspersoon kunnen wij daarnaast de volgende zaken verwerken:
Werkgever en functie - 5 jaar na einde huurovereenkomst
Betrokkenheid bij faillissementen, surseances of schuldsanering - 5 jaar na einde huurovereenkomst

Delen met derden
AA Rental deelt uw persoonsgegevens met derden voor het uitvoeren van een overeenkomst of andere wettelijke grondslag en/of om te voldoen aan eventueel wettelijke verplichtingen (zoals bijvoorbeeld een justitieel verzoek). Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst of data uitwisselingsovereenkomst, om te zorgen voor minimaal hetzelfde beveiligingsniveau als bij AA Rental ten aanzien van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens wordt gehanteerd. AA Rental blijft (mede)verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast kan AA Rental uw persoonsgegevens met uw nadrukkelijke toestemming aan andere derden verstrekken. Indien gegevens naar het buitenland worden verzonden, is dit alleen naar landen met een passend beschermingsniveau.

In kaart brengen websitebezoek
Wanneer u onze websites, diensten, applicaties, communicatiediensten (zoals e-mail) en hulpmiddelen bezoekt of gebruikt, kunnen wij cookies, web beacons en andere soortgelijke technologieën voor het opslaan van informatie gebruiken met als doel u een betere, snellere en veiligere browserervaring te kunnen bieden. In sommige gevallen koppelen wij daarbij cookies van onze websites aan bij ons bekende klantgegevens. Dit doen wij om de inhoud van onze communicatie zo goed mogelijk op uw persoonlijke voorkeur af te stemmen.

Benadering van betrokkenen
AA Rental kan u benaderen met aanbiedingen of andere commerciële informatie. U heeft daarbij altijd de mogelijkheid om u hiervoor af te melden. Bij alle communicatie is aangegeven op welke wijze u dit kunt doen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt uw verzoek tot inzage, correctie of verwijdering schriftelijk insturen naar onze privacy verantwoordelijke.  Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u zelf is gedaan, vragen wij om een kopie van uw identiteitsbewijs bij dit verzoek mee te sturen. Hierbij vragen wij ook om op deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burger servicenummer (BSN) onherkenbaar te maken. Dit ter bescherming van uw eigen privacy. AA Rental zal zo snel mogelijk, binnen de wettelijke termijn, op het verzoek reageren.

Naast het recht op inzage, correctie, verwijdering en dataportabiliteit heeft u met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens de volgende rechten:

• Het recht om uw toestemming in te trekken, voor zover onze verwerking van uw persoonsgegevens daarop is gebaseerd;
• Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
• Het absolute recht om bezwaar te maken tegen direct marketing;
• Het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen die plaatsvinden vanwege de gerechtvaardigde belangen van AA Rental of een derde (afhankelijk van uw persoonlijke omstandigheden).

Beveiliging en bescherming van gegevens
AA Rental neemt de bescherming van uw gegevens serieus en past passende technische en organisatorische maatregelen toe om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze privacy verantwoordelijke. AA Rental heeft zowel technische als organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen, zoals bijvoorbeeld het toepassen van beveiligingssoftware (virusscanners, firewalls), strenge toegangsbeveiliging op systemen waarin persoonsgegevens worden verwerkt en het periodiek herzien van beveiligingsmaatregelen op basis van dreigingen.

Wijzigingen
AA Rental is gerechtigd dit privacy statement van tijd tot tijd eenzijdig te wijzigen of aan te vullen. Wij adviseren de inhoud van dit privacy statement regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van de laatste wijzigen. Dit statement is voor het laatst herzien in mei 2018.